La Welthungerhilfe (www.welthungerhilfe.de) est l’une des organisations privées les plus grandes et les plus renommées d’Allemagne en matière de coopération au développement et d’aide humanitaire. Elle met en œuvre des projets dans 39 pays et plaide publiquement en faveur d’une coopération plus équitable avec les pays en développement. Si vous êtes disposé(e) à vous investir dans la réalisation de projets avec énergie et dans des conditions parfois difficiles et si vous remplissez les conditions énumérées ci-dessous, votre candidature sera la bienvenue en tant que

Assistant(e) Administratif(ve) (h/f)

Le poste est à pourvoir le plus tôt possible et la publication est ouverte jusqu'au 14/12/2021 à 23:59. Le lieu d'affection est Kirundo. Le poste correspond au SG4.

1. Les objectifs du poste consistent à fournir une aide dans les services de secrétariat / administratifs et d'assurer le bon fonctionnement du bureau de projet/Programme.

Vos missions principales

2. Tâches et champs de compétences

2.1.    Tâches relevant du champ de compétences

• Services et travail de secrétariat
• Répondre, filtrer, transférer et / ou renvoyer les appels téléphoniques et les messages
• Enregistrer et distribuer la correspondance entrante et sortante, notamment les fax, les e-mails, les colis et les messages remis en main propre et faire le suivi des réponses
• Taper la correspondance officielle, les rapports et autres documents
• Faire des photocopies et numériser des documents, lorsque nécessaire
• Assister à des réunions / ateliers internes, rédiger les procès-verbaux et les distribuer
• Aider à la gestion logistique et à la documentation des réunions, ateliers, séminaires et autres activités de projet à l'intérieur et à l'extérieur du bureau
• Aider dans la logistique des programmes de visites, gérer les déplacements (billets, réservations de vols et d'hôtels, transports, etc.)
• Effectuer des traductions sur demande
• Offrir des rafraîchissements aux visiteurs et entretenir une communication agréable

• Garantir le bon fonctionnement du bureau de projet
• Surveiller les calendriers et contrôler les échéanciers
• Tenir et mettre à jour l'ordre du jour et la liste des événements
• Prévoir les tâches des chauffeurs et affecter les véhicules
• Mettre régulièrement à jour la liste du personnel du projet / programme
• Organiser les livraisons de fournitures de bureau
• Signaler le matériel de bureau endommagé et organiser et contrôler l'entretien et les réparations
• Garantir le fonctionnement des logiciels et du matériel informatique
• Effectuer les mises à jour de sécurité et un contrôle antivirus régulier
• Effectuer l'organisation administrative et logistique des activités de projet (réunions, ateliers, etc.)
• Contrôler les stocks (pièces de rechange, fournitures de bureau, etc.) et organiser le réapprovisionnement

• Recueillir, mettre à jour et sécuriser les informations liées au projet
• Mettre en place et tenir à jour le système de classement et les bases de données
• Garantir la confidentialité vis-à-vis du personnel et des données financières
• Mettre régulièrement à jour la liste des adresses de contact (numéros de téléphone / fax, e-mail)
• Conserver et mettre à jour les copies principales des rapports / documents liés au projet
• Aider les professionnels dans la collecte et l'analyse des données
• Effectuer les mises à jour de sécurité et un contrôle antivirus régulier
• Organiser la bibliothèque du projet (rédiger la bibliographie, commander les documents professionnels, renouveler les abonnements, etc.)

2.1. Tâches ne relevant pas du champ de compétences

• Toutes autres tâches assignées par la direction et qui correspondent au caractère général de ce poste

Votre profil

1.1 Qualifications professionnelles / formelles

• Avoir au minimum un diplôme baccalauréat dans le domaine du Secrétariat, Gestion et administration ou autre domaine connexe.

1.2 Expérience professionnelle liée au poste

• Avoir au moins 2ans d’expérience professionnelle comme assistant(e) administratif(ve) ou dans le domaine du secrétariat.
• Connaissances en informatique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook et navigation internet)

1.3 Compétences en langues étrangères

• Français, Kirundi indispensable (écrit et parlé),  Anglais (souhaité) et Swahili seraient un atout.

Notre offre

Nous vous proposons de travailler au sein d'une équipe très motivée et d'assumer des responsabilités importantes. En outre, nous proposons un temps de travail flexible, pour pouvoir concilier travail et famille. La rémunération liée aux performances se base sur un système de tarification interne. Notre offre comporte aussi une formation. En cas de qualifications équivalentes, une préférence sera accordée aux personnes handicapées.

voir RH

Pour toute question concernant votre candidature, merci de contacter Justine Tuyisenge.

Email:justine.tuyisenge@welthungerhilfe.de

Pour postuler Veuillez Cliquer sur le lien ci-dessous et n'oubliez pas de créer d'abord un profil si vous êtes un nouvel utilisateur de notre site de recrutement. 

Welthungerhilfe se réserve le droit d’annuler l’offre.  

Bonne chance.